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如何有效处理活动策划中的突发事件?
  任何一场活动都有可能因为主观和客观的因素造成一些我们意想不到的突发事件,就如,现在更火的一场娱乐节目《我们十七岁》,就算有几百号人台前幕后的工作人员来组织这场活动,但是仍然还是有突发事件发生了,这些突发事件的不可预见性是在每一场活动中都有可能发生的,那么面对突发事件我们该如何有效应对?此外,如何才能预防或者避免突发事件的发生呢?今天先知公关策划公司就来给大家说一说这个问题。
如何正确处理活动策划中的突发事件?
  如何处理活动策划中的突发事件?
  1、设备故障或电力中断。
  在活动上演过程偶尔会遇到设备故障和电力中断的情况,特别是一些中小型的活动,由于设备不够专业而出现现场设备故障,特别是音响系统出现故障率更高。各品牌的音响系统由于价格悬殊巨大其质量也不一样,一套小型的用于会议的次品牌的音响系统可能成本价就几万元,其质量自然没有保证,这样在活动上演阶段便可能出现啸叫、甚至因为使用过久被烧坏的可能。而一套大型的专业级的音响系统的投入少则好几百万,大则上千万的都有,这样的专业设备只要有专业人士在现场负责使用通常保险系数极高。只有一种情况就是因为淋雨导致电路烧坏的情况,通常作为有经验的专业公司都会采取预案,通常都有现场的备份设备,以确保万无一失。
  电力中断音响活动上演的事件也常有发生,通常影响电力中断的原因主要有1、负荷过高,导致供电系统不堪重负而中断。2、气候突然变化,如下雨、刮风等导致电线断裂或短路而电力中断。3、由于现场电力线路架设不规范,或由于观众现场踩踏等原因导致线路受损的电力中断。解决电力中断的办法通常是在活动上演前需要准备供电车,并同晚会的设备系统相连,一旦出现电力中断可以及时启动供电车的供电系统。
  2、因嘉宾及演员临时缺席导致的节目流程更改
  大型节庆的嘉宾和演员通常是不到更后一刻很难更终确定,出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题。我曾听朋友说过一个这样的案例,某个活动曾经就出现过这要的问题,原定出席活动并宣布活动开幕的省因为临时改变行程而于活动上演前取消了出席本次活动,但由于主办方和活动执行方及主持人在衔接上出了沟通上的问题,活动上演的时候主持人还是照本宣科的说“有请xxx宣布开幕”,更终上演了极其尴尬的一幕。
  同样演员也可能因为航班等原因无法赶到节目现场,这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整,因为大型晚会的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的。
  3、气候突变。
  大型活动的举办更怕现场突然刮风下雨,气候变化引起的突发事件小则可能使现场出现混乱,大则可能出现安全事故,比如因下雨导致的现场线路漏电,因刮风导致舞台及灯光架坍塌等重大事故。这就需要在活动前有足够的准备。对于任何一场活动,专业的活动运营公司都会都防范风雨天气的措施,比如对灯光、音响、电视录制设备等进行防雨处理,对灯光架进行加固。同时需要仔细查看历史天文资料及仔细留意近期天气预报。
  4、安全问题。
  遇到安全问题通常需要由公安部门来主导,但活动组织单位及现场主持人应积极配合现场公安的疏导工作。
  5、其他突发事件类型
  有一个例子,一场名为“碧海、明月、慈悲心” 的大型佛教音乐晚会,这台晚会中间有一个歌伴舞的佛乐节目,当这个节目快要开始的时候,歌手突然想上厕所,但他在后台也不清楚台上调度,他也疏忽了与催场的导演衔接,就在他去上厕所的时候,他的节目开始了,台上舞蹈演员已翩跹起舞,因为是假唱对口型,表演现场也有了这个歌手歌唱的声音,但台上就是不见歌手。几秒钟后,歌手从厕所里出来了,直接就往舞台上冲。面对突发事件,台口导演临危不乱,阻止了歌手的不理智行为,因为这样冲上去肯定穿帮,会上观众莫名奇妙,成为一个重大的差错。导演将错就错,在音乐响起一段后,找到一个恰当的点,让歌手从舞台后方出现,下面的观众毫无感觉,以为这是一个艺术上的设计。
  如何有效预防活动中的突发事件发生?
  现场活动事件如果发生差错会造成很多负面影响,而一旦损害的它通常是不可能的“再有一次机会的”,所以,我们在执行活动策划之前需要详细规划细节。以下先知公关策划公司列出了5个在活动策划中可能发生的的失误的环节。
  一、确认
  忘记与你的供应商进行确认。一般而言你的事件供应商可能有几个不同的类别客户端,这意味着他们有很多客户端需要记住。在48小时内得到一个口头或电子邮件确认是比较保险的。电子邮件通常是更好的选择,因为你可以把你的期望书面化,并要求他们以书面形式答复。
  二、服务
  没有准备足够的劳动力。在试图平衡预算的事件时劳动力成本始终是一个需要慎重考虑的问题。当活动搭建执行出现劳动力短缺时你可能会面临比超出预算更大的问题。如果你是活动策划,你应该协调员工、供应商和活动细节,不要怕花几百块钱雇用更多的工人,这样能确保你的活动顺利进行。
  三、时间
  没有足够的准备时间。活动策划是一场与时间的赛跑,当你策划一个事件活动,你要预留有准备时间,直到你一切就绪。比如,当一个策划活动开始前,你不能让你的客人先到达现场而门却没有开,正常的现象应该是大门保持打开在活动开始前15分钟以上。
  四、应急
  没有一个应急计划。有句名言说得好:计划赶不上变化,在活动执行的时候,天气情况恶劣,或者场地发生其他意外事件的事情都有可能发生,如果发生在执行当天这些都不是容易临时解决的事情。更好提前想出应急的策略,即便是事态无法控制了你打算取消事件你都得准备好需要联系你的客人以及临时组织的方法。
  五、沟通
  没有与客户进行提前演练沟通。电子表格,电子邮件和宴会活动的订单是用于传送事件的细节极好的工具。但是,仅仅依靠文件作画之际的图片可能导致疏忽细节。更好的策略是与你的客户现场演练行程。在演练的时候讨论每一个时刻和细节,犹如事件是发生在你的面前一样。
  上面的任何一个误区都有可能让搞砸你的活动,但值得庆幸的是,这些活动策划失误都是可以预防的。先知公关策划公司再次提醒行业人士,预防永远比比补救更加简单。
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